【面接官が教える】お礼メール・挨拶よりも有効!気が利く人アピール術とは。

【面接官が教える】お礼メール・挨拶よりも有効!気が利く人アピール術とは。

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今日は面接官が暴露するお礼メール・挨拶よりも有効な気が利く人をアピールする方法をテーマにお話したいと思います。

面接官として、いろんな人をみていると、お礼メールだったり、挨拶メールに悩んでいるんだろうなと感じることが多いです。いろんな転職サイト・転職エージェントでも、ある意味マナーみたいな部分があって対策されていることを実感します。

なので、お礼メールや挨拶の元気さっていうのは、面接官にとってはあまりに重要視されていないと思います。

(もちろん最低限のマナーは必要ですよ。)

 

結論、言いますよ。

「どんな面接官が来ても面接が通る人は、気が利く人」ですね。

 

とは言っても、なかなか面接で気が利くことをアピールするのって難しいですよね。

どんな点が気が利くと評価されるのか、実例を踏まえて暴露したいと思います。

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気が利く・気が利かないの定義

 

イトダイ
同僚が「気が利かないなー」って。

先日、会社の同僚があるメールを見て「気が利かないなぁ」ってぼやいてました。

その内容は、フォルダのリンク先を貼っていないメール。

この一言が結構面白いなと思ってて、すごく抽象化された言い方だと思ったんですね。ちょっと分解したほうがいいですね。

「気が利かない」っていろんなニュアンスを含んでますよね。

「気が利かない」を定義すると、問題点は二つあって、

  1. 相手の時間を奪っていることに対して全く意識が向いていない
  2. 自分の時間を奪われることを無意識に避けている。

この二つを持っている人こそ、気が利かない人の正体です。

一つずつ考えていきますね、と。

 

1.相手の時間を奪っていることに対して全く意識が向いていない

他人の時間を奪うことに無関心って、すごく気が利かないですよね。「気が利かない」自体の意味合いは、この「他人の時間を奪うこと」です。

他人の時間を奪うことに興味が向くかって、大小関わらず日常に潜んでいます。すごい小さなところだと、飲み会の幹事ですね。

飲み会の幹事って出席者の人数確認して、ご飯の場所を特定していくらですって連絡して

要するに、プロデュースや進行管理能力を問われますよね。

この進行管理の中で、いかに出席者の手間を取らせないかを考えて実行できるか。これが気が利くかどうかを測っているポイントです。

例えば、すべての情報が集まって、いざ出席者に情報共有しますってときに、

  • 会場の住所がある or ない
  • 地図を印刷する or しない
  • アテンドをする or しない など

いろんな気が利くアピールポイントがあるんですね。

だから、新人に対しては、議事録配信していたとか、飲み会の幹事して。という依頼が出てくるわけです。

で、ここで「アナタはできる奴!?」かどうかを、シビアに見られています。

できていないってなると、ちょっと問題ですね、となる。

実際の業務の中で、何かプロジェクトをやるとか。各部署に対して何かを交渉しなきゃいけないとか、調整しないといけないみたいな時に、まさに飲み会の幹事ができるかどうかっていう能力が問われるわけですね。いわゆるまとめる力です。

まとめる力っていうと、すごいシンプルじゃないですか。でも単純だからこそ、仕事にとってまとめるチカラは大事な要素ですね

A情報はここ(リンク)に載っていて、B情報はここ(フォルダ)に載っていて」っていうのを、何も聞かずにスムーズに出来るって大事ですよね。

メールを一回で完結できる能力とも言い換えができますね。

「この資料どこにあった?」って聞いて「メールで送ります」みたいな、そういうコミュニケーションはかなりNG。受け取り側にとっては本当に面倒くさいコミュニケーションですよ。

あたりまえですね。コミュニケーションの量っていうのは、必要最低限に抑えるべきなんですね。特に上司や先輩だったり自分よりも間違いなく忙しい人は時間の使い方に対してとてもシビアなので。

「資料どこにあった?」みたいな話をするのは、すごくマイナス評価。

 

2.自分の時間を奪われることを無意識に避けている。

自分の時間が奪われることが極端に嫌な人は、一つ手間を発生させるのが嫌なんですね。

最初の実例のメール文でいうと、そのメールのリンクをつける超ひと手間に現れてしまうわけです。

言葉が乱暴ですけど「本当に自分のことだけ考えて、自分を苦しめるバカ、効率が悪いなー」と思うし、面接でもその判断になります。

自分の時間をさらに増やしている原因になっているんですね。

 

メールにリンク先が載ってなかったら「何のこと言ってるんですか?」ってメール返信くるじゃないですか。

そのメールの返信に対して「リンクはここです」って結局教えないといけない。この往復が発生している時点で、自分の時間は奪われてしまっているということですね。

すごく自分の時間にケチなのに、その後のことを考えられてないから、とんでもないマイナスが来る。って言うことを理解してない。

わかりやすいように、単純化したので、本当にこんな人はいないと思いますけど、いろんな場面で、気が利かないポイントが潜んでいます。

この「2.自分の時間を奪われることを無意識に避けている。」現象は、上司にはちゃんとしている人が多いんですよ。上司に時間を捧げるのは良いって思うからでしょうね。

けど同僚とか 先輩とかだと、甘えが出ますね。

「自分と同じいつも仕事してる。みんな見てるフォルダだからリンクはいいじゃん」みたいな。

本当は、同僚こそ一番手間をかけるべきですね。

やっぱり自分以外は他人なので、何も知らないという前提で全ての情報を渡したほうが、最終的に自分の時間が取られなくて済むっていうことですね。

これに気付けるか。気が利く人・気が利かない人の分かれ道だし、面接官が見ているポイントです。ですね。

「気が利かない」定義
  1. 相手の時間を奪っていることに対して全く意識が向いていない
  2. 自分の時間を奪われることを無意識に避けている

 

面接では履歴書でこの人は気が利くと思われるポイント

イトダイ
じゃあ、本題です。

「どうやったら、気が利くかを伝えられるか」を考えると、ポイントは3つですね。

  1. 面接をする前のメールなどでのやり取り
  2. 面接の資料準備
  3. 意図を汲もうとするオウム返し質問

ちょっと一つずついきたいと思います。

1.面接をする前のメールなどでのやり取り

面接する前のメールって、アピールするのに非常に大きな役割を持ってます。実際に僕が面接業務をしている経験からいえるのは、 一番顕著に出るのがスケジュールの調整です。

「書類選考通ったから一次面接来てください」と打診したとき、例えば41日ー10日で候補ください」みたいに、かなり回答の幅をもたせます。

これで、どれぐらい気が利く人か90%ぐらい判断できます。

気が利かない人は このメールに対して110日だったらいつでも空いてます」みたいな、ざっくりした回答が多かったら相手のことを考えてないですね。

1日から10日いつでも行けます」って本当にいつでも行けんのか?ってなるじゃないですか。就業時間は9時から18時 なので「本当に9時から18時で行けますか?」みたいな。

気が利く人は、この辺の時間の考え方がすごいしっかりしていて、面接通過率が高いです。

表作ってくれたりするんですね。僕も就職の時に表を作って渡しました。

これで、面接前から良い印象で臨んでもらえるんです。

9時ー18時で1時間刻みで表にして、◯×をつけて行きました。 すると相手の受け取りとしてどうでしょう。終日OK!行きます!って言う人よりも この910時まで◯ 10時ー11× って書いてる人の方が良いですよね?

人事担当が社内会議でどうしても再スケジュールを組む必要がある時でも、すぐにわかりますよね。

もっと言うと、僕の場合は残業も考慮して18時ー20時もお伝えしたこともあります。夜の7時とか8時とかに面接できるようにって配慮をアピールできますよね。

相手も「時間外の交渉か・・・ちょっと合わせることできないかな?」みたいな変な心配をさせる必要がないんですね。時間を明確化させてあげるっていうのが気が利く人です。

 

2.面接の資料準備

面接のとき、履歴書・職務経歴書を相手が用意してない可能性を考えましょう。余分だなと思っても用意してた方がいいですよ。

で、たとえ相手が印刷して持ってきてて、重複しちゃったみたいな時も全然いいです。むしろ評価が良くなりますね。

これも僕の経験談ですが、

CM 制作の複数社コンペをやったことあるんですけどね(コンペ=企画書の提案会ですね。)クライアントの人数がわからない中でも、相手が何人いるかっていうのを想定した上で資料を持参してくる、かならず必要数用意してます。

面接の場面でも一緒で、自分という商品を売り込むための企画書=履歴書・職務経歴書 ですから。人数が意外と多かった時どうするか、足りない!みたいなことがないように多めに持っていく。っていうのがポイントです。ここも気が利くか、利かないかを見られるポイントになります。

3.意図を汲もうとするオウム返し質問

質問力は一朝一夕で 身に付くものではないので。 ちょっと難しい部分もありますが 対応できたら「この人はすごく理解してるな」とか「気が利く人なんだろうな」って評価につながります。

それが質問の意図を繰り返すっていうことです。

面接官もどういうことを聞きたいかをわからずに質問してることって絶対1回ぐらいあるんですよ。ひとつの面接で一回ぐらい絶対ある。

これに対して、なんとか答えようとしているのも変なので。自分が理解しようとしてるかをアピールするチャンスです。

わかんない時には「こういう意味ですか?」って質問の意図を確認して答えてあげる。そうすると、答えがちょっとズレてたとしても「人を理解しようとする力」が評価されます。

質問の意図を汲んでくれている時点で、すごく能力が高い人。だいたい基準を満たすと。で、後はその会社の社風・カラーに合うか次第で。

質問力を上げていけば、普通にやっていても最終面接くらいまではトントン行けちゃいますね。

ということで、気が効く人と効かない人の違いというテーマでお話をさせていただきました。

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あと、有名な所だとストレングスファインダーっていう本があるので、客観的に自分がここが強いって言葉で表現されるツールを使うと強力な武器になりますよ。

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